Как импортировать документ Word в таблицу Access

Данные могут поступать к вам в разных форматах из разных источников. Будь то список контактов, таблица учетных записей или индекс инвентаря, иногда вам нужно получить данные из Microsoft Word в базу данных Microsoft Access. Импорт — это наиболее эффективный способ перемещения данных из документа Word в таблицу или базу данных Access. Эти инструкции относятся к Microsoft Word 2010 и Microsoft Access 2010.

Шаг 1

Подготовьте данные в документе Word для импорта. Структурируйте данные либо в формате с разделителями, либо в формате фиксированной ширины. Форматы с разделителями разделяют поля одним символом, например запятой или точкой с запятой. Форматы с фиксированной шириной упорядочивают данные таким образом, что ширина каждого поля остается постоянной, чтобы указать, когда заканчивается одно поле и начинается следующее. Оба формата требуют, чтобы каждая запись находилась на отдельной строке. Эти форматы сообщают Access, где размещать импортированные данные.

Шаг 2

Сохраните документ Word как обычный текстовый файл. Access может только считывать данные в формате обычного текста, CSV или Excel. После сохранения закройте файл.

Шаг 3

Запустите Microsoft Access и откройте новую или существующую базу данных, в которой вы будете хранить импортированные данные. Выберите новую или существующую таблицу для хранения данных. Если вы выберете существующую таблицу, Access добавит данные в существующую таблицу в существующем формате. Импортированные данные должны соответствовать формату и структуре существующей таблицы.

Шаг 4

Перейдите на вкладку «Внешние данные», найдите группу «Импорт» и щелкните значок «Текстовый файл». Откроется диалоговое окно «Получить внешние данные — текстовый файл».

Шаг 5

Найдите или введите имя текстового файла, который вы подготовили ранее, в поле «Имя файла». Укажите, где вы хотите хранить данные. Для новой таблицы нажмите «Импорт исходных данных в новую таблицу в текущей базе данных». Для существующей таблицы нажмите «Добавить копию записей в таблицу» и выберите соответствующую таблицу из раскрывающегося списка.

Шаг 6

Нажмите «ОК», чтобы продолжить, и откройте «Мастер импорта текста». Access просканирует данные и порекомендует файловую структуру. Подтвердите или выберите параметр, соответствующий формату вашего файла:«С разделителями» или «Фиксированная ширина». Нажмите «Далее».

Шаг 7

Если вы используете формат с разделителями, выберите символ, используемый для разделения полей. Если файл содержит квалификатор текста, выберите квалификатор, который вы использовали, в поле «Квалификатор текста». Если первая строка вашего документа Word содержит имена полей, установите флажок «Первая строка содержит имена полей». Если вы используете формат с фиксированной шириной, просмотрите отображаемые данные и структуру и при необходимости измените положение столбца. Нажмите «Далее».

Шаг 8

Просмотрите данные и структуру еще раз, прежде чем продолжить. Если вам нужно указать дополнительную информацию о любом из полей, щелкните заголовок поля и введите соответствующие данные для «Имя поля» и «Тип данных». Чтобы создать индекс для выбранного поля, установите для параметра «Индексировано» значение «Да». Чтобы исключить выбранное поле из импорта, установите флажок «Не импортировать поле (пропустить)». Нажмите «Далее».

Шаг 9

Установите первичный ключ, если вы импортируете в новую таблицу. Вы можете выбрать «Разрешить Access добавить первичный ключ», который автоматически заполняет последовательность идентификаторов, выбрать свой собственный первичный ключ из одного из исходных полей или выбрать «Без первичного ключа». Нажмите «Далее».

Шаг 10

Для новой таблицы подтвердите или измените имя новой таблицы в поле «Импорт в таблицу». Нажмите «Готово», чтобы импортировать данные. Откроется диалоговое окно, в котором будет указано состояние импорта.