Преимущества баз данных перед электронными таблицами

База данных — это программа, которая организует данные в поля и записи. Электронная таблица — это программа, которая хранит данные в сетке строк и столбцов, что позволяет выполнять вычисления и генерировать графики. И базы данных, и электронные таблицы используются предприятиями, школами и другими организациями для организации хранения и использования данных. Хотя оба эти инструмента являются ценными инструментами, база данных имеет ряд преимуществ перед электронными таблицами.

Проверка качества данных

База данных позволяет устанавливать определенные переменные как единственно возможные записи. Скажем, единственными вариантами являются мужчина и женщина — если вы введете «Чужой», база данных не примет данные. Электронные таблицы допускают такие категории значений, как числа, но не позволяют настраивать базу данных. Базы данных также проверяют определенные поля, чтобы предотвратить дублирование уникальных идентификаторов, таких как номера пациентов. Эта проверка на дублирование недоступна для электронных таблиц.

Интеграция данных

Базы данных по умолчанию позволяют интегрировать данные из нескольких источников в одну базу данных. Данные из нескольких приложений и источников могут быть интегрированы в поля, чтобы данные из всех источников были организованы и доступны для поиска. Это можно сделать с помощью электронной таблицы, но для этого требуются другие приложения или специальное программирование.

Эффективность использования ресурсов

Электронная таблица хранится в оперативной памяти компьютера, пока она используется. Это проблема, если электронная таблица содержит очень большие объемы данных. База данных должна загружать в оперативную память только те данные, с которыми работает, что означает, что в любой момент времени используются только части большой базы данных.

Эффективность пользователя

База данных может быть запрограммирована для отображения данных в зависимости от потребностей пользователя. Например, база данных пациентов может отображать историю болезни для врача и данные для выставления счетов секретарю. Электронная таблица отображает все данные, что затрудняет поиск конкретной информации.

Экономическая эффективность

База данных более эффективна в использовании по сравнению с большими электронными таблицами. Эффективность позволяет меньше времени тратить на задачи и меньше ошибок. Это приводит к экономии человеко-часов и точности для бизнеса, поскольку его сотрудники становятся более продуктивными и эффективными.

Эффективность роста

По мере ввода данных в электронную таблицу общий размер электронной таблицы увеличивается намного быстрее, чем сопоставимая база данных. По мере того, как вводится все больше и больше информации, время, необходимое для создания отчетов, графиков и доступа к данным по сети, заметно различается.