Перенаправление Outlook по сравнению с. Вперед

В некоторых случаях — например, когда вы находитесь вне офиса, но вам нужно проверить свою электронную почту, или когда вы манипулируете несколькими учетными записями электронной почты — Microsoft Outlook использует набор команд, называемых правилами, для автоматической пересылки или перенаправления входящих сообщений. Переадресацию и перенаправление почты также можно применять к отдельным сообщениям без создания правила.

Правила

Outlook использует программные команды, известные как правила или фильтры, для управления электронной почтой, систематизации сообщений и выполнения задач. Встроенный мастер правил и предупреждений позволяет пользователям указывать условия, при которых Outlook будет автоматически выполнять одно или несколько действий или задач. Популярные правила включают перемещение сообщений от определенного человека в указанную папку, пометку сообщений от определенного отправителя для последующего контроля и отправку мобильного оповещения при получении электронного письма, содержащего определенные слова. Среди созданных пользователем правил есть команды для автоматической пересылки и перенаправления входящих сообщений.

Пересылка

Когда электронная почта пересылается, в начале строки темы появляется «FW:», и по умолчанию тело электронной почты содержит исходное сообщение и сведения об истории сообщения. Исходное сообщение остается в папке «Входящие» или в указанной папке. Создайте правило для автоматической пересылки сообщений из определенной учетной записи или в нее, если определенная информация регулярно передается коллегам или другим лицам, и вы хотите сообщить, что вы являетесь частью истории сообщений. Например, ассистент, отвечающий за координацию еженедельных совещаний за обедом, может установить правило, согласно которому электронные письма от поставщика общественного питания, содержащие слово "счет", будут автоматически пересылаться в бухгалтерию.

Перенаправление

Сообщение часто перенаправляется, когда оно получено по ошибке. Основное различие между пересылкой и перенаправлением заключается в том, что при переадресации автоматически вносятся изменения в вашу электронную почту и включаются сведения об истории сообщений, а перенаправление дискретно отправляет электронное письмо предполагаемой стороне в его исходном написанном состоянии, создавая впечатление, что оно было получено непосредственно от оригинальный отправитель. Это полезная функция, если предполагаемой стороне не нужно знать, что вы получили электронное письмо. Для ваших записей перенаправление также оставляет копию сообщения в папке «Входящие» или в указанной папке. Установите правило для автоматического перенаправления почты, если вам регулярно нужно перенаправлять сообщения другим сторонам. Например, выпускник колледжа, который все еще получает сообщения, отправленные на адрес электронной почты его учебного заведения, может установить правило для автоматического перенаправления почты на новый адрес электронной почты.

Соображения

Иногда отправители используют управление правами на доступ к данным — опцию Microsoft, которая устанавливает разрешения для сообщений электронной почты, не позволяя получателям пересылать, перенаправлять или делиться сообщениями другими способами. В таких случаях рекомендуется уведомить отправителя о том, что вы не являетесь предполагаемым получателем, если вы получили электронное письмо по ошибке. Отправитель может удалить или изменить разрешения, или он может повторно отправить сообщение самостоятельно. Кроме того, для тех, кто пересылает сообщение, особенно если электронное письмо содержит конфиденциальные данные, перенаправление почты на адрес за пределами сети вашей компании может привести к нарушению внутренних политик и законов о конфиденциальности.