Использование электронной почты в бизнесе

Электронная почта — один из самых распространенных инструментов делового общения в последние годы. Использование электронной почты в бизнесе включает общение с коллегами и клиентами, планирование встреч, отправку автоматических уведомлений и обмен информационными бюллетенями со старыми и новыми клиентами. Одно из преимуществ электронной почты в деловом общении заключается в том, что она настолько вездесуща, что каждый предполагает, что любой, у кого есть доступ в Интернет, может отправлять и получать электронную почту. Электронная почта также использовалась некоторыми мошенниками и хакерами в последние годы, поэтому важно быть бдительными в отношении мошеннических сообщений.

Использование электронной почты в офисах

Основная роль электронной почты в деловом общении заключается в том, чтобы связывать людей внутри одной компании или организации. Электронная почта очень часто используется для того, чтобы задавать вопросы коллегам не беспокоя их телефонным звонком или похлопыванием по плечу. Они используются для рассылки объявлений и протоколов собраний, распространения важных форм и проведения опросов на рабочем месте.

Во многих офисах есть различные внутренние списки рассылки. которым люди могут отправлять сообщения, чтобы доставить их к определенному подразделению компании, будь то все сотрудники отдела кадров, которым может понадобиться увидеть обновление политики отпусков, или все, кто работает на определенном этаже, кто должен знать, что это день рождения коллеги. Электронная почта также часто используется со встроенными инструментами календаря от поставщиков, таких как Microsoft и Google, для планирования встреч и других мероприятий.

Электронная почта с вложениями обычно используются для обмена файлами, от документов Microsoft Word до образцов рекламных материалов, таких как логотипы или джинглы.

Люди все чаще проверяют электронную почту компании на личных устройствах, таких как смартфоны. , что позволяет им оставаться на связи с коллегами за пределами офиса. Это может быть как положительным, так и отрицательным фактором:людям легче работать из дома или быстро отмечаться во время утренней поездки на работу, но у них также может быть меньше нерабочих часов, когда они не в офисе.

Этикет электронной почты на рабочем месте

Жизненно важная роль электронной почты в деловом общении делает неудивительным появление формальных и неформальных правил этикета в отношении электронной почты.

Как правило, люди стараются отвечать на электронные письма с определенной степенью профессионализма. , убедившись, что у вас есть четкая и краткая тема. это позволяет легко находить электронные письма в папке «Входящие» и обращать хотя бы некоторое внимание на грамматику, правописание и использование заглавных букв. . Большинство людей стараются избегать оскорбительных комментариев. в электронных письмах компаний, включая шутки сомнительного вкуса, ссылки на политику и религию или любые выпады в адрес их работодателей.

Некоторые люди также стараются казаться веселыми в корпоративных электронных письмах, поскольку трудно определить тон, глядя только на письменное сообщение. Это можно сделать с помощью восклицательных знаков или эмодзи, хотя переусердствовать с этим может показаться непрофессиональным. Как правило, вам следует следовать примеру других сотрудников вашей организации. когда дело доходит до составления писем коллегам или клиентам.

Во многих организациях действуют собственные политики в отношении электронной почты, например, требуется, чтобы к каждому исходящему письму добавлялась подпись определенного формата. На некоторых рабочих местах действуют правила относительно того, когда корпоративная электронная почта может использоваться в личных целях. У многих также есть правила, определяющие, когда электронные письма следует сохранять или удалять из соображений безопасности.

Автоматические сообщения электронной почты

Получение автоматических сообщений электронной почты от организаций, с которыми вы ведете бизнес, стало обычным явлением. Интернет-магазины отправляют уведомления о распродажах, подтверждениях покупок и обновлениях графиков доставки. Газеты и другие СМИ рассылают автоматические электронные письма с заголовками и новостями. .

Существует множество компаний, которые могут отправлять автоматические электронные письма для предприятий, в том числе маркетинговые электронные письма и электронные письма, инициированные покупкой, иногда называемые транзакционными электронными письмами. . Определенные законы регулируют, когда компании могут хранить адреса электронной почты людей, когда они обязаны позволять людям отказываться от электронных писем и когда они могут отправлять маркетинговые сообщения. Убедитесь, что вы соблюдаете правила вашей юрисдикции и, возможно, в местах, где люди, которым вы отправляете электронное письмо, работают или проживают.

Некоторые коммерческие поставщики услуг электронной почты могут помочь вам управлять отказами, списками подписки и другой информацией. Походите по магазинам, чтобы найти то, что соответствует вашим потребностям, по приемлемой цене.

Мир электронных рассылок

Электронная почта бюллетени в последние годы становятся все более популярными. Некоторые компании используют их, чтобы связаться с клиентами и сообщить им о распродажах, новых продуктах или существующих услугах. Например, компания по очистке бассейнов может рассылать информационные бюллетени с напоминанием о своих услугах по мере приближения лета, а студия подкастов может рассылать информационные бюллетени по электронной почте с анонсами новых серий или новых сезонов существующих шоу.

В других случаях бюллетень сам по себе является продуктом. . Некоторые медиа-организации и другие группы добились успеха с платными информационными бюллетенями, содержащими информацию, недоступную больше нигде. Некоторые из них создаются на специализированных платформах или с помощью инструментов краудфандинга, таких как Patreon.

Как и в случае с другими коммерческими электронными письмами, если вы отправляете информационный бюллетень по электронной почте, вы должны убедиться, что у вас есть явное согласие от людей, которым вы отправляете сообщения, и что у них есть простой способ отказаться от подписки. . Например, вы можете пригласить людей подписаться на информационный бюллетень, когда они посещают ваш сайт или совершают транзакцию. Естественно, если вы предлагаете платный информационный бюллетень, вы должны убедиться, что у людей есть простой способ отменить подписку и перестать получать счета.

Риски мошенничества с электронной почтой

Мошенничество с электронной почтой, часто известное как фишинг , получило распространение в последние годы. Мошенники отправляют электронные письма людям, выдающим себя за доверенные организации или даже отдельных сотрудников, пытающихся обманом заставить получателей отправить деньги или предоставить ценную информацию, такую ​​как имена пользователей и пароли. В некоторых случаях такие электронные письма массово рассылаются огромному количеству получателей, но в других случаях они специально предназначены для определенных получателей.

Вредоносное ПО также иногда распространяется по электронной почте, обычно через вложения или ссылки на подозрительные сайты, включенные в сообщения электронной почты. В некоторых случаях, если подозрительный файл открывается, он заражает компьютер получателя и использует его или ее почтовую программу для отправки новых копий своим контактам исходного получателя.

Чтобы не стать жертвой мошенничества с электронной почтой, внимательно проверьте адреса, с которых приходят сообщения. и убедитесь, что они действительно совпадают с людьми или учреждениями, из которых, по их утверждению, они принадлежат. Убедитесь, что все ссылки в электронной почте ведут на сайты, на которые они ссылаются. Если вы получили неожиданное электронное письмо с вложением, проверьте, действительно ли оно отправлено тем человеком, от которого оно якобы отправлено, даже если вам нужно позвонить или иным образом отправить этому человеку сообщение, чтобы подтвердить личность.

У многих компаний есть антивирусное программное обеспечение. для сканирования входящей и исходящей электронной почты на наличие вредоносного ПО, но все же следует проявлять бдительность, чтобы избежать мошенничества.

Альтернативы электронной почте

В некоторых офисах электронная почта все чаще заменяется программным обеспечением для обмена мгновенными сообщениями. , например Microsoft Teams или Slack. Компании также используют инструменты для обмена сообщениями и программное обеспечение для социальных сетей, чтобы общаться с клиентами, часто через автоматические чаты или ссылки, размещенные на веб-сайтах компаний.

Эти платформы реального времени часто могут быть быстрее и удобнее, чем использование электронной почты. Многие также упрощают обмен файлами или даже настройку голосовых и видеоконференций, что невозможно сделать напрямую через электронную почту.

Тем не менее маловероятно, что в ближайшее время эти платформы полностью заменят электронную почту.