Как организовать протокол собрания с помощью Word

Если вы думаете, что «комитет — это орган, который ведет протоколы и тратит часы впустую», то вы находитесь в компании с десятками читателей как минимум с 1934 года по настоящее время.

Однако в реальном мире ведение протоколов должно помочь вам сэкономить часы — часы, потраченные впустую на попытки вспомнить, кто что решил, когда и почему. Если ваша работа заключается в написании и ведении протоколов для организации, сначала определите, какие элементы должны быть включены в протоколы, а затем найдите или создайте шаблон, включающий эти элементы.

Почему важны минуты

Протоколы собраний обеспечивают прозрачность процесса принятия решений вашей организацией и служат важной записью решений, принимаемых группой. Они также призывают членов к ответственности, четко указывая любые действия, которые участники согласились предпринять. Со временем они становятся ресурсом для истории организации, помогая новым членам быстрее справляться с проблемами и решениями и открывая окно в рост организации. В зависимости от сложности и направленности вашей организации протокол может представлять собой либо краткую сводку, либо подробный отчет.

Элементы эффективных минут

Независимо от размера вашей организации или количества участников собрания, минимальный объем информации, которую должен включать протокол собрания, составляет:

• Дата, время и список участников
• Обновление/резюме протокола предыдущей встречи
• Повестка собрания
• Запись любых решений или голосов
• Четкое изложение любых действий или "задач"

Если вашей организации требуется четкая отчетность и подробные протоколы, правила порядка Роберта, обычно используемые организациями в качестве руководства для проведения совещаний, определяют важные элементы и формы протоколов.

Использование шаблонов Word

Word предлагает ряд шаблонов для протоколов собраний.

Шаг 1. Найдите шаблон протокола Word.

Выберите Файл. а затем Создать . Введите «минуты» в качестве поискового запроса и нажмите Ввод. . Этот поиск возвращает несколько десятков шаблонов, 12 из которых относятся к собраниям, некоторые помечены как «формальные», некоторые «неофициальные», а некоторые предназначены для таких организаций, как PTA. Для протокола встречи сузьте область поиска, выбрав Встреча. на правой боковой панели.

В этом примере нажмите Официальный протокол собрания. чтобы выбрать наиболее надежный набор элементов для включения, а затем нажмите кнопку Создать. кнопку для запуска документа Word на основе этого шаблона.

Шаг 2:Убедитесь, что шаблон содержит необходимое вам содержимое.

Проанализируйте шаблон и определите, какие элементы следует включить в него с учетом потребностей вашей организации. Для более неформальной встречи вы можете, например, заменить Призыв к порядку раздел с более неформальным разделом, который включает только дату, место и время встречи, или замените перекличка раздел с простым списком участников.

Шаг 3. Замените поля-заполнители своими данными.

Замените текстовые поля содержимым, относящимся к вашей организации, дважды щелкнув текст заполнителя и введя собственное содержимое. Например, щелкните элемент списка Открыть вопрос/резюме обсуждения. и введите свой собственный текст.

Многие шаблоны, включая этот, содержат поля для данных, таких как название организации, должностные лица или некоторые общие элементы. После того как вы введете текст в поле, этот текст заполнит все экземпляры поля. Например, "Имя секретаря" — это поле, которое после ввода "Бенджамин Франклин" заполняет все остальные экземпляры этого поля.

Шаг 4:Запишите обсуждения и решения на собрании.

После каждого пункта подробно опишите важные моменты обсуждения, а также требуемое окончательное решение или действие. Рассмотрите возможность использования подзаголовков, таких как "Обсуждение" и "Действие", чтобы убедиться, что вы обращаетесь к существенным вопросам.

Совет

В большинстве шаблонов используются стили Word. Например, к пронумерованным элементам в разделе «Открытые вопросы» и «Новый бизнес» применяется номер списка. Нажмите Ввод. после этих строк добавляется еще одна строка списка номеров. Чтобы добавить содержимое под элемент без добавления другого элемента с номером, измените стиль на Обычный. в группе Стили и увеличьте отступ с помощью кнопки Увеличить отступ. в группе «Абзац».

Создание собственного шаблона протоколов

Хотя использование готового шаблона, скорее всего, будет быстрее, вместо этого вы можете создать собственный шаблон протокола собрания, а затем повторно использовать его для каждого собрания.

Шаг 1:Создайте новый документ Word и добавьте заголовок.

Откройте документ Word, выберите Заголовок 1. в группе Стили на вкладке Главная и введите название своей организации.

Шаг 2:Создайте заполнители для основных разделов.

Добавьте заполнители для основных разделов, применяя Заголовок 2. при желании. Эти разделы должны отражать требования вашей организации и не меняться от совещания к совещанию.

При необходимости применяйте стили Word. Чтобы применить стиль, например стиль маркированного списка, к элементам повестки дня, откройте Стили. боковой панели, щелкнув значок стрелки в группе «Стили», а затем найдите и выберите стиль.

Совет

Сохраните документ в качестве шаблона либо после создания основных разделов, либо после добавления некоторых других общих данных, таких как посетители или сотрудники. Чтобы сохранить документ в качестве шаблона, выберите Файл. , Сохранить как а затем Компьютер чтобы сохранить его на свой компьютер, а не в облако или сервер. Найдите любое удобное место — неважно, в какой папке вы его сохраните, потому что сохранение в качестве шаблона переопределяет выбранную папку.

В раскрывающемся списке «Тип файла» выберите Шаблон Word (*.dotx). чтобы сохранить его как файл DOTX или шаблон. Word автоматически сохраняет его в папке Custom Office Templates. Чтобы использовать его позже, выберите Файл. , Новое а затем нажмите Личные. для доступа к вашим собственным шаблонам.

Шаг 3. Запишите события вашей встречи.

Введите специфику в каждом разделе. Обратитесь к любому вопросу, поднятому во время обсуждения на собрании, который поможет прояснить решения, если вашему комитету или другим лицам потребуется пересмотреть или понять историю вашей организации.

Не существует единого способа организации протоколов. В этом примере мы отделили повестку дня от обсуждения, но вместо этого вы можете объединить эти два элемента.

Совет

Нажатие Ввод после стилизованной строки обычно продолжается тот же стиль, в зависимости от свойств стиля. Чтобы быстро вернуться к нормальному параметру по умолчанию стиль, нажмите Ввод дважды.