Пошаговые инструкции по созданию электронной таблицы Excel
Когда вы работаете с данными, электронные таблицы могут быть удобным способом организовать все в удобном для понимания формате. Электронные таблицы идеально подходят для составления бюджета, отслеживания хода выполнения проектов и планирования. В дотехнологическую эпоху предприятия использовали бумажные бухгалтерские книги для отслеживания этих вещей, но теперь Microsoft Excel является предпочтительным инструментом. К счастью, создавать и обновлять электронные таблицы Excel относительно просто.
Как сделать электронную таблицу
Электронная таблица имеет одинаковую настройку, будь то на бумаге или на экране вашего компьютера. У вас есть строки которые начинаются сверху и продолжаются в течение всего периода данных. Есть также столбцы , которые начинаются с левой стороны электронной таблицы и продолжаются вправо до нужного вам расстояния. Точка, где строка встречается с соответствующим столбцом, называется ячейкой. .
В Microsoft Excel каждой строке присваивается номер. , а в каждом столбце есть буква . Итак, первая ячейка — А1. Если вы дадите каждому столбцу заголовок, первая строка будет зарезервирована для этой цели, и вам потребуется ввести заголовок для каждого столбца. Например, если вы отслеживаете бюджет, в первом столбце могут быть продукты, в столбце B — потраченные вами деньги, в столбце C — уплаченный налог, а в столбце D — общая стоимость.
Создание электронной таблицы Excel
Если у вас есть Microsoft Office, Excel включен в пакет. Перейдите к списку приложений и выберите Microsoft Excel из списка. Выберите Файл. и Новое чтобы открыть новую таблицу с названием по умолчанию Book1 . В нижней части экрана находится вкладка с надписью Лист1. .
Как и в Microsoft Word, у вас есть лента в верхней части экрана, которая позволяет настраивать документ и форматировать ячейки. В разделе Главная , вы можете выделить текст жирным шрифтом или изменить тип и размер шрифта. Вы также можете изменить выравнивание текста в каждой ячейке на выравнивание по левому краю, по правому краю или по центру.
Рабочие книги и рабочие листы
Первое, что может сбить с толку, — это терминология. Каждый новый документ, который вы открываете в Excel, называется книгой. В каждой книге вы создаете рабочий лист, который отображается в виде вкладки в нижней части экрана. По умолчанию новый рабочий лист называется Sheet1, но вы можете щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать Переименовать. чтобы дать ему имя, которое вы хотите.
Чтобы создать новый рабочий лист, нажмите символ +. рядом с вкладкой рабочего листа в нижней части экрана. Вы можете вставить рабочий лист между двумя уже созданными, щелкнув правой кнопкой мыши вкладку и выбрав Вставить лист. . Вы можете перемещать листы, щелкнув нужную вкладку и перетащив ее вправо или влево от того места, где она находится в данный момент.
Использование функции суммирования
Одной из наиболее полезных функций электронных таблиц Excel является функция Автосумма. особенность. Чтобы увидеть, как работает эта формула, введите ряд чисел в столбец, а затем щелкните пустую ячейку под последним числом. На ленте нажмите Формулы. и Автосумма . В последнем поле появится всплывающая формула для автосуммы, например =СУММ(A1:A4). . При нажатии Ввод , формула суммирует строки над ней и вводит сумму в поле, содержащее формулу.
Вы также можете написать свои собственные формулы. Когда вы освоитесь с этой функцией, вы сможете расширить возможности приложения. В формуле автосуммы =СУММ(A1:A4) , например, формула предписывает Excel суммировать элементы в строках от A1 до A4.
Сводные таблицы для организации данных
Когда вы начнете работать с большими объемами данных, вы почувствуете растущую потребность в более эффективном управлении всем. Сводная таблица встроен в Excel как способ удобной организации информации. Вместо того, чтобы вручную сортировать строки и строки информации, вы можете настроить вещи так, чтобы быстро получать нужные данные.
С помощью сводной таблицы вы не реорганизуете лист Excel и не изменяете данные в нем. Вместо этого вы переворачиваете данные по-другому — отсюда и название «поворот» — чтобы посмотреть на них с другой стороны. Вы можете ввести информацию вручную или позволить Excel сделать всю работу за вас.
Создание сводной таблицы
Если вы хотите создать сводную таблицу для своего листа Excel, самый простой способ — позволить Microsoft порекомендовать ее вам. В разделе Вставить , щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с пунктом Таблицы. и выберите Рекомендовать сводные таблицы. . В этот момент Microsoft предлагает вам несколько вариантов организации ваших данных.
Если вы чувствуете себя авантюрно, вы можете создать свою собственную сводную таблицу на основе введенных вами данных. В разделе Вставить , перейдите к стрелке раскрывающегося списка рядом с пунктом Таблицы. и выберите Сводная таблица. . Вы можете либо вставить свою сводную таблицу в существующий рабочий лист, либо начать новый рабочий лист с информацией. После выбора Ввод , вы сможете приступить к созданию отчета.
Создание информационной панели в Excel
Еще одна полезная функция Excel — панель управления. , который может отслеживать ваши данные в одном месте. По мере того, как предприятия склоняются к принятию решений на основе данных, этот тип легкодоступной информации становится необходимым. Лучший способ обеспечить успех при создании информационной панели — сначала спланировать, что вы надеетесь получить при этом. Показатели, которые вам необходимо собрать, должны быть перечислены задолго до того, как вы начнете строить.
Когда вы будете готовы начать, импортируйте свои данные в Excel, если их еще нет. Затем откройте новую рабочую книгу и настройте один или два дополнительных рабочих листа, добавив вкладки внизу. На дополнительных листах вы прячете свои дополнительные данные. Затем добавьте диаграмму Ганта, выбрав Вставить. , Диаграммы и второй вариант. Чтобы вставить данные, щелкните правой кнопкой мыши диаграмму и выберите Выбрать данные. .
Создание расписания в Excel
Среди множества бизнес-применений Excel — создание расписания. Если вы ведете бизнес с сотрудниками, работающими неполный рабочий день, которые следуют еженедельному графику, Excel может быть полезен. Следуя краткому руководству по Excel, вы сможете приступить к созданию расписания для своей команды.
Чтобы создать расписание, откройте Excel и введите Расписания. в Поиск по всем шаблонам поле в правом верхнем углу. Выберите шаблон, который лучше всего подходит для того, что вы пытаетесь сделать. В этом случае это, скорее всего, либо График смен сотрудников или Еженедельная смена сотрудников расписание. Оказавшись там, вы можете ввести вместо вымышленных имен свои собственные имена сотрудников, добавить строки и удалить заголовки, чтобы вы могли изменить указанное время.
Создание макроса в Excel
Макросы — это удобный инструмент Майкрософт, который позволяет сократить трудоемкие шаги, назначая простые команды для выполнения более сложных задач, которые вы выполняете каждый день. Создавать и использовать макросы на удивление легко, особенно если вы освоите их. Во-первых, вам нужно добавить Разработчика вкладку, выбрав Excel> Настройки> Лента и панель инструментов . Проверьте Разработчика поле в списке справа и сохраните изменения.
Чтобы создать макрос, выберите Записать макрос. на странице Разработчик вкладка Назовите макрос, введите сочетание клавиш, которое вы хотите указать на действие, и нажмите ОК. . Немедленно выполните действие, которое хотите записать, а затем нажмите Остановить запись. в разделе Разработчик вкладка Каждый раз, когда вы хотите выполнить это действие, вы просто нажимаете последовательность ключевых слов, которую вы указали при записи макроса.
Создание круговой диаграммы Excel
Длинные списки чисел могут быть скучными. Вы можете оживить любую электронную таблицу Excel, добавив визуальные элементы. Круговая диаграмма — отличный способ показать процентное соотношение, при этом каждая часть круговой диаграммы представляет собой сегмент информации, которую вы передаете.
Чтобы создать круговую диаграмму, вам сначала нужно иметь данные в электронной таблице. Если вы опросили 100 человек, составьте список ответов в одном столбце и количество людей, выбравших каждый ответ, в столбце непосредственно рядом с ним. Выберите информацию, которую вы хотите включить в круговую диаграмму, и нажмите Вставить. в строке меню и Круговая диаграмма . Затем выберите стиль, который вы предпочитаете.
Создание гистограммы Excel
Гистограмма лучше подходит для отображения того, как что-то изменилось с течением времени, или для сравнения различных элементов друг с другом. Например, если вы опросили большую группу людей по темам, которые их больше всего интересуют, вы можете использовать столбчатую диаграмму, чтобы показать, как мужчины и женщины ответили по каждой предметной области.
После того, как вы введете информацию на лист Excel, выберите данные, которые вы хотите включить, и нажмите Вставить.> Диаграмма> Панель из строки меню. Информация отображается в виде гистограммы автоматически. Вы можете изменить макет новой линейчатой диаграммы на ленте в верхней части экрана, включая добавление элементов диаграммы, быструю настройку макета и изменение цветов, используемых для иллюстрации ваших данных.
Создание почтовых ярлыков в Excel
Многие предприятия считают электронные таблицы Excel удобным инструментом для организации и управления большими списками рассылки. Хотя существуют более сложные приложения баз данных для предприятий, имеющих громоздкие списки рассылки, Excel может прекрасно работать для предприятий, которые все еще создают и расширяют клиентскую базу данных. Это также может быть быстрый и безболезненный способ сделать почтовые ярлыки из небольшого списка имен, которые вы получили в Интернете, или из ответов на рекламные акции.
Прежде чем вы сможете создавать почтовые ярлыки, вам сначала нужно создать список рассылки таким образом, чтобы его можно было легко преобразовать в адреса. Однако, если вы хотите распечатать этикетки, вам нужно перейти в Microsoft Word и выбрать тип рассылки, который вы хотите сделать, в Начать слияние. раскрывающийся список в разделе Рассылки . Если вы хотите использовать список, созданный в Excel, щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с пунктом Выбрать получателей. и выберите Использовать существующий список. . Затем подключите документ Excel.
Как распечатать электронную таблицу
Ни один учебник по Excel не будет полным без изучения того, как распечатать созданный вами документ. Печать в Excel может быть немного сложной, требуя нескольких дополнительных шагов, если вам нужны линии сетки или вам нужно контролировать область документа, который вы хотите напечатать. Поскольку одна книга может содержать несколько листов, вам также необходимо убедиться, что вы печатаете только те листы, которые вам нужны.
Перед печатью выберите рабочие листы, которые вы хотите распечатать. Если вы хотите распечатать несколько листов, удерживайте нажатой клавишу Shift. клавишу при нажатии на вкладки. Выберите Файл.> Печать> Показать подробности . Здесь вы можете выбрать, печатать ли активные листы или всю книгу, а также выбрать ориентацию. Однако если вы хотите напечатать линии сетки или заголовки, вам необходимо указать это, прежде чем выбрать Файл.> Печать выбрав Параметры листа. в разделе Макет страницы и установите флажки для печати этих элементов.