Как создать простой отчет в Excel
Microsoft Excel позволяет вам отображать широкий диапазон данных с большей визуальной привлекательностью и удобством для пользователя, чем строки и столбцы, которые вы используете для настройки основного интерфейса электронной таблицы, где вы вводите необработанные данные. Вы можете создавать отчеты, которые отображаются в виде диаграмм, с использованием границ и расширенного форматирования чисел. Числа могут быть отформатированы для валюты, дат, почтовых индексов или телефонных номеров. Создавайте привлекательные визуальные дисплеи, которые оживляют данные с помощью расширенных границ и картинок.
Шаг 1
Запустите Excel с новой пустой книгой.
Шаг 2
Перейдите на вкладку «Вставка» и выберите значок «Верхний и нижний колонтитулы» в группе «Текст». Введите имя отчета в текстовое поле в верхней части появившегося отчета.
Шаг 3
Нажмите «Перейти к нижнему колонтитулу» в группе «Навигация» на вкладке «Дизайн». Введите нижний колонтитул отчета или выберите один из вариантов в группе «Элементы верхнего и нижнего колонтитула», например «Номер страницы» или «Текущая дата», чтобы вставить эту информацию в нижний колонтитул.
Шаг 4
Щелкните любую ячейку данных с надписью «Нажмите, чтобы добавить данные», а затем нажмите «Обычный» в группе «Представления рабочей книги» на вкладке «Вид».
Шаг 5
Введите несколько меток данных в первую строку и первый столбец электронной таблицы и нажмите «Tab», чтобы сохранить ячейку и перейти к следующему столбцу, или нажмите «Enter», чтобы сохранить ячейку и перейти к следующей строке.
Шаг 6
Наведите курсор мыши на маленькую линию между буквами столбца, пока курсор не превратится в вертикальную линию с двумя стрелками, указывающими в противоположных направлениях. Нажмите и удерживайте кнопку мыши и сдвиньте ширину столбца, чтобы отрегулировать ее по мере необходимости. Отпустите кнопку мыши, когда ширина столбца станет подходящей для данных.
Шаг 7
Щелкните любую ячейку, чтобы ввести данные в эту ячейку, и нажмите «Tab», чтобы сохранить ячейку и перейти к следующему столбцу, или нажмите «Ввод», чтобы сохранить ячейку и перейти к следующей строке.
Шаг 8
Наведите указатель мыши на верхний левый угол диапазона ячеек, содержащих данные, которые необходимо сгруппировать. Нажмите и удерживайте кнопку мыши, перетащите курсор в правый нижний угол данных и отпустите кнопку мыши, чтобы выделить (или «выбрать») диапазон ячеек. Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в выделенном диапазоне и выберите «Форматировать ячейки».
Шаг 9
Выберите числовой формат из списка «Категория» на вкладке «Число» диалогового окна «Формат ячеек». Выберите один из вариантов выравнивания данных в ячейках на вкладке «Выравнивание».
Шаг 10
Измените выбранный размер и гарнитуру шрифта и примените цвет или атрибут шрифта на вкладке «Шрифт». Создайте границу для выбранных данных на вкладке «Граница». Нажмите «ОК», когда закончите форматирование выбранных ячеек, и повторите те же действия для других диапазонов данных в электронной таблице.
Шаг 11
Выберите диапазон ячеек, содержащих данные и метки для данных, если это необходимо. Нажмите «Другие диаграммы» в группе «Диаграммы» меню «Вставка» и нажмите «Все типы диаграмм», чтобы отобразить список всех доступных диаграмм. Щелкните любую из перечисленных диаграмм и нажмите «ОК», чтобы автоматически создать динамическую диаграмму выбранных данных. Обратите внимание, что диаграмма автоматически обновляется, чтобы отразить любые изменения, внесенные в данные в выбранной области.
Советы и предупреждения
- Создайте обучающую таблицу, чтобы поэкспериментировать с ней и освоить приемы на практических данных, чтобы избежать внесения изменений в оперативные данные, которые могут повлиять на других пользователей электронной таблицы.
- Данные, которые слишком широки для столбца, будут автоматически отображаться в соседних столбцах, если ячейки там пусты.
- Никогда не вносите изменения в действующую электронную таблицу, не создав резервную копию на жестком диске или внешнем устройстве, таком как сетевой диск, USB-накопитель или чистый оптический диск.