Как создать адресную книгу в Excel

Организуйте свои адресные данные для быстрого доступа с помощью сортируемой таблицы, созданной в Microsoft Excel. В качестве альтернативы можно скопировать шаблон Microsoft и оформить заранее разработанную адресную книгу, чтобы сделать данные значимыми. Эти экономящие время макеты включают столбцы таблицы с четко определенной строкой заголовка для таких категорий, как имена, адреса и номера телефонов. В каждом столбце таблицы есть кнопка сортировки, позволяющая сортировать строки данных по алфавиту или размеру, чтобы упростить поиск и анализ базы данных контактов.

Создание таблиц

Шаг 1

Нажмите и перетащите, чтобы выбрать ячейки для вашей таблицы. Например, выделите ячейки "A2:E50", чтобы выбрать диапазон из 5 столбцов и 50 строк.

Шаг 2

Щелкните вкладку «Вставка» на командной ленте и щелкните «Таблица» в группе «Таблицы», чтобы открыть диалоговое окно. Выберите «Моя таблица имеет заголовки», а затем нажмите «ОК», чтобы создать сортируемые столбцы с кнопками со стрелками для сортировки.

Шаг 3

Введите заголовки категорий, такие как имя, фамилия, адрес и адрес электронной почты.

Шаг 4

Щелкните таблицу, чтобы открыть ленту «Работа с таблицами» с вкладкой «Дизайн». Перейдите на вкладку «Дизайн», чтобы отобразить инструменты стиля, например галерею миниатюр в группе «Стили таблиц». Например, нажмите кнопку «Дополнительно» в разделе «Стили таблиц», чтобы открыть диаграмму, содержащую разделы «Пользовательский», «Светлый» и «Средний», а затем наведите указатель мыши на образец цвета, чтобы просмотреть эффект. Выберите нужную миниатюру, чтобы обновить цвет и дизайн таблицы.

Шаг 5

Щелкните ячейку, введите данные и нажмите клавишу «Tab», чтобы переместить курсор в следующую ячейку.

Шаг 6

Нажмите «Ctrl-S», чтобы сохранить эту книгу.

Адаптация шаблона

Шаг 1

Щелкните вкладку "Файл" на командной ленте, а затем выберите "Создать", чтобы открыть список шаблонов.

Шаг 2

Введите «адресная книга» (без кавычек) в поле «Поиск онлайн-шаблонов» и нажмите «Ввод», чтобы отобразить эскизы в результатах поиска. Например, "Адресная книга", "Личная адресная книга" и "Список контактов клиентов".

Шаг 3

Щелкните миниатюру предпочтительного шаблона, чтобы просмотреть увеличенную версию с описанием, размером загрузки и рейтингом. Нажмите «Создать», чтобы скопировать этот шаблон в новую книгу.

Шаг 4

Щелкните таблицу и обновите формат, макет или стиль с помощью инструментов ленты и параметров инструментов таблицы. Например, можно сделать данные в строках и столбцах более читабельными, установив или сняв такие параметры, как «Разделенные строки» и «Разделенные столбцы» в группе «Параметры стиля таблицы» на вкладке «Дизайн» на ленте «Работа с таблицами».

Шаг 5

Нажмите на ячейку, введите данные контакта, а затем нажмите клавишу «Tab», чтобы переместить курсор на ячейку в следующем столбце таблицы.

Шаг 6

Нажмите «Ctrl-S», чтобы сохранить эту книгу.

Совет

Ваш рабочий лист Excel предоставляет источник данных для опции слияния почты Microsoft Word для создания почтовых ярлыков. При планировании категорий рабочих листов убедитесь, что эти категории будут соответствовать полям, необходимым для слияния. Для шаблонов, в которых имя отображается как заголовок одной категории, вставьте новый столбец, чтобы имена и фамилии сохранялись в отдельных столбцах для стандартных писем. На ленте Word есть вкладка «Рассылки» с параметрами группы «Начать слияние».

Чтобы проверить наличие повторяющихся данных, например записей с одинаковыми фамилиями, щелкните таблицу, чтобы открыть ленту «Работа с таблицами», щелкните вкладку «Дизайн», а затем выберите «Удалить дубликаты» в группе «Инструменты», чтобы открыть диалоговое окно. Выберите фильтры столбцов и нажмите «ОК», чтобы отфильтровать и удалить повторяющиеся данные.

Сохраните версию рабочего листа в качестве шаблона для создания будущих адресных книг в едином стиле. Выберите «Шаблон Excel (.xltx)» в поле «Тип файла» в диалоговом окне «Сохранить как». Чтобы найти этот шаблон, нажмите «Windows-F», чтобы открыть окно поиска, и введите « .xltx" (без кавычек). Нажмите "Enter", чтобы вызвать список поиска, а затем выберите шаблон.

Предупреждение

Информация в этой статье относится к Microsoft Excel 2013, Small Office Premium. Он может незначительно или значительно отличаться от других версий или продуктов.