Как создать адресную книгу базы данных с простым доступом

Microsoft Access обеспечивает идеальное место для хранения контактов вашей адресной книги. Вместо того чтобы искать контакты в электронной почте или в куче документов, храните свои контакты в одном централизованном месте. После создания адресной книги в Access можно отправлять письма и электронную почту из базы данных. Независимо от того, используете ли вы Access лично или профессионально, вы можете создать новую таблицу и заполнить ее данными для создания адресной книги.

Шаг 1

Создайте новую базу данных Microsoft Access или откройте существующую базу данных на вкладке «Файл» на ленте в верхней части страницы. Вы можете интегрировать свою адресную книгу с другими таблицами, чтобы максимально использовать возможности вашей базы данных, используя существующую базу данных Access. Если вы хотите, чтобы база данных хранила только ваши контакты, создайте новую базу данных с нуля.

Шаг 2

Выберите вкладку «Создать» на ленте и нажмите кнопку «Конструктор таблицы». Это создает таблицу из пустого шаблона и позволяет вам вводить соответствующие поля и типы данных. Таблица выглядит как электронная таблица Excel, но имеет определенную внутреннюю структуру, которую вы определяете в «Просмотре конструктора» таблицы.

Шаг 3

Введите поля, которые вы хотите сделать доступными, в столбце «Имя поля» в сетке дизайна таблицы. Ваши поля должны включать «Имя», «Номер телефона», «Уличный адрес», «Электронная почта» и все другие соответствующие поля. Оставьте для параметра "Тип данных" значение "Текст" для большинства полей, кроме числовых полей, таких как "Номер телефона".

Шаг 4

Щелкните правой кнопкой мыши уникальный идентификатор и выберите «Первичный ключ». «Первичные ключи» позволяют строить отношения между таблицами. Поскольку поле «Первичный ключ» имеет уникальный набор символов для каждой записи, эти символы помогают находить записи в таблице.

Шаг 5

Выберите вкладку «Главная» на ленте, нажмите «Вид» и выберите «Вид таблицы». Введите всю информацию из адресной книги в таблицу и нажмите значок «Сохранить» в верхнем левом углу. Нажмите на стрелку в заголовке поля и выберите "Сортировать от А до Я" или "Сортировать от Я до А", чтобы изменить порядок.

Совет

Отформатируйте поле «Номер телефона», чтобы отображались все ваши номера телефонов в едином формате. Выберите «Мастер маски ввода» в «Свойствах поля» таблицы «Просмотр дизайна» и выберите «Номер телефона».