Как вести расчет заработной платы в Excel

Microsoft предлагает множество шаблонов для оптимизации общих задач в Excel 2013. В случае управления платежной ведомостью предварительно разработанные шаблоны предлагают необходимое форматирование и позволяют вводить данные платежной ведомости, такие как почасовая оплата и отработанное время. Интегрированные формулы затем автоматически рассчитывают валовую заработную плату и даже распечатывают квитанции о заработной плате для сотрудников. Вам придется немного изучить свои местные и государственные подоходные налоги, но после того, как вы введете данные в свой шаблон, Excel станет ценным инструментом для отслеживания заработной платы и создания регулярных бухгалтерских отчетов.

Шаг 1

Перейдите на вкладку "Файл" в Excel и выберите "Создать".

Шаг 2

Найдите шаблон платежной ведомости, введя слово "зарплата" в поле поиска в верхней части нового окна (см. Ресурсы).

Шаг 3

Просмотрите доступные шаблоны, чтобы найти тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям. Нажмите на шаблон, чтобы увидеть экран предварительного просмотра с дополнительной информацией о шаблоне, и нажмите кнопку «Создать», чтобы загрузить шаблон в Excel для редактирования.

Шаг 4

Отредактируйте информацию о заголовке, щелкнув ячейку и введя название своей компании или любые необходимые субтитры. Многие шаблоны содержат замещающий текст для этих элементов. Просто нажмите на ячейку и введите конкретную информацию.

Шаг 5

Просмотрите шаблон, удалите ненужные столбцы или строки и добавьте любые новые категории, такие как накопленное время отпуска или бонусные выплаты, которые могут вам понадобиться. Удалите ячейки, столбцы и строки, выделив их и нажав клавишу «Удалить». Добавьте ячейки, столбцы или строки, щелкнув правой кнопкой мыши рядом с тем местом, где вы хотите добавить элемент, и выбрав «Вставить».

Шаг 6

Изучите информацию о подоходном налоге в штате и о местном подоходном налоге. Федерация налоговых администраторов предоставляет полный список таких налогов (см. Ресурсы). При необходимости добавьте эти столбцы в электронную таблицу или отредактируйте формулы в предварительно разработанных столбцах местных налогов, чтобы они отражали местные налоговые ставки. В Excel проценты рассчитываются путем умножения десятичной ставки на ячейку, содержащую валовую заработную плату. Если, например, валовая заработная плата указана в столбце C, а местные налоговые ставки равны 7,5 процента, соответствующая формула будет выглядеть так:«=C1*0,075» в первой строке. Выделите ячейку и перетащите правый угол вниз по столбцу, чтобы скопировать формулу во весь столбец с соответствующими номерами строк. Убедитесь, что эта ячейка вычтена из общей суммы чистой заработной платы в конце рабочего листа.

Шаг 7

Введите имена всех ваших сотрудников или идентификационные номера в таблицу.

Шаг 8

Введите всю почасовую заработную плату для ваших сотрудников. Если ваши сотрудники работают за фиксированную заработную плату, удалите столбцы с почасовой оплатой или отработанными часами. Если вашим сотрудникам платят за единицу продукции, отредактируйте заголовки, чтобы отразить этот факт. Просто введите единицы продукции в столбце отработанных часов и заработную плату в столбце почасовой оплаты. Оставьте формулу как есть.

Шаг 9

Сохраняйте свою работу в конце каждого платежного периода. Если ваш шаблон генерирует платежные квитанции, нажмите кнопку «Создать платежные квитанции», чтобы создать и распечатать записи для ваших сотрудников.

Совет

Ставки федерального налога уже включены в большинство шаблонов. Попробуйте выбрать рабочий лист с уже включенными этими соображениями, чтобы избежать дополнительной работы.

Информация о заработной плате может быть конфиденциальной. Чтобы защитить свои данные, нажмите на вкладку «Файл» и выберите «Информация», чтобы просмотреть варианты защиты вашей книги паролем или указать сетевых пользователей, которые могут получить доступ к рабочему листу.