Недостатки электронных таблиц
Приложения для работы с электронными таблицами предоставляют пользователям компьютеров удобный способ сбора, отслеживания и представления данных. Используя ряд мощных функций, пользователи могут быстро и легко составлять комплексные отчеты и закладывать основу для расширенного анализа. Однако, несмотря на эти преимущества, электронные таблицы имеют ряд недостатков, которые создают проблемы для неопытных пользователей и мешают пользователям эффективно использовать программное обеспечение.
Скрытые функции
Приложения для работы с электронными таблицами предлагают обширную библиотеку встроенных функций, и пользователи, которым нужны дополнительные, более продвинутые функции, могут даже запрограммировать свои собственные функции. Однако многие функции, включенные в мощные приложения для работы с электронными таблицами, такие как Microsoft Excel, требуют от пользователя знания и ручного ввода множества сложных формул. Согласно официальному веб-сайту Microsoft, пользователи электронных таблиц Excel могут выбирать основные функции с помощью значков в верхней части представления электронной таблицы, но пользователи должны вызывать более сложные функции, вручную вводя формулу или команду в ячейку электронной таблицы. Пользователи, которым требуется более высокий уровень работы, могут использовать собственный язык программирования Microsoft, Visual Basic для приложений (VBA), для создания функций, согласно справочному веб-сайту Microsoft Excel; однако для удовлетворения этой потребности и выполнения этой задачи пользователи должны иметь некоторое представление о языке VBA.
Путаница в использовании
Приложения для работы с электронными таблицами могут показаться несколько пугающими для непосвященных пользователей, и этот подавляющий первоначальный внешний вид может привести к тому, что пользователи будут использовать приложения для непреднамеренных целей. По данным Департамента охраны рыбных ресурсов и дикой природы штата Орегон, пользователи должны использовать приложения для работы с электронными таблицами только в целях сбора и анализа краткосрочных данных, а не для долгосрочного хранения данных, как это делают многие пользователи. Кроме того, некоторые виды использования электронных таблиц, особенно сортировка данных и совместное использование, лучше реализуются в базах данных; Департамент рыбы и дикой природы штата Орегон специально указывает, что электронные таблицы предлагают ограниченные возможности сортировки, запросов и совместного использования, в то время как программисты разрабатывают приложения баз данных, такие как Microsoft Access и Apple Filemaker, для этих целей. Поскольку многие пользователи не знакомы с возможностями электронных таблиц, они могут продолжать неэффективно использовать электронные таблицы для этих функций базы данных.
Ограничения на простые функции
Хотя приложения для работы с электронными таблицами могут с легкостью выполнять очень продвинутые и очень сложные вычисления, программные пакеты часто ограничивают или полностью исключают простые функции. По данным Университета Мердока, в электронных таблицах отсутствует возможность расчета простых алгебраических уравнений, и пользователи электронных таблиц могут столкнуться с серьезными проблемами при попытке построить график функции, включающей множество алгебраических переменных. Многие пользователи также пытаются вводить краткие описания или вводить текстовые данные в ячейки электронной таблицы; поскольку электронные таблицы вращаются почти исключительно вокруг чисел, а не букв, простых функций обработки текстов может не быть. Отсутствие функций обработки текста, таких как проверка орфографии и форматирование абзацев, может создать проблемы для пользователей, которые вводят большие объемы текста, встраивают документацию или хотят создавать сложные заголовки электронных таблиц.