Как использовать Microsoft Excel для каталогизации книг?
Хотя многие функции Excel связаны с вычислениями и составлением графиков чисел, программа для работы с электронными таблицами также хорошо подходит для создания интерактивного списка. Используя Excel, а не Word, для каталогизации вашей домашней библиотеки вы можете сортировать книги по любым введенным вами данным, сужать представление для отображения конкретных авторов и добавлять дополнительную информацию, не нарушая форматирования и макета страницы. Для начала загрузите шаблон каталога книг и начните вводить свои данные.
Шаг 1
Нажмите «Файл» и «Создать» в Excel 2013. Найдите «коллекцию книг» и выберите «Список коллекций книг». При желании вы можете вместо этого создать собственную электронную таблицу с нуля, но использование шаблона автоматизирует большую часть форматирования и дизайна столбцов, а также позволяет выполнять настройку.
Шаг 2
Щелкните правой кнопкой мыши заголовки столбцов над каждой частью данных, которые вы не хотите отслеживать, и выберите «Удалить», чтобы удалить столбец.
Шаг 3
Добавьте свои собственные столбцы данных, выбрав и напечатав ненужные столбцы, или щелкнув правой кнопкой мыши заголовок столбца и выбрав «Вставить», чтобы создать новый столбец. Удаляйте, переименовывайте и вставляйте столько столбцов, сколько вам нужно, чтобы создать нужные категории каталога.
Шаг 4
Заполните таблицу своими книгами. Вам не нужно вводить данные в каждую ячейку — у Excel не возникнет проблем, если в некоторых книгах отсутствует информация. Когда в шаблоне закончится место, перетащите ручку в правом нижнем углу вниз, чтобы добавить больше места. Если столбец слишком узкий, дважды щелкните полосу после заголовка столбца, чтобы расширить столбец до самого длинного текста.
Шаг 5
Выберите первую строку под заголовками столбцов, откройте вкладку «Вид» и выберите «Закрепить области» в группе «Окно», чтобы заголовки оставались видимыми даже при прокрутке страницы вниз.
Шаг 6
Выберите «Сортировка» в разделе «Сортировка и фильтр» на вкладке «Данные», чтобы изменить порядок строк. Выберите столбец для сортировки и нажмите «Добавить уровень», если хотите уточнить сортировку по другому столбцу. [См. Ссылку 4.] Когда вы нажимаете «ОК», Excel постоянно реорганизует ваши строки — если вам небезразличен порядок, в котором вы вводили свои книги, создайте столбец, обозначающий «Порядок добавлен» с постепенно увеличивающимися номерами перед сортировкой.
Шаг 7
Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца, чтобы отфильтровать каталог. Отметьте один или несколько элементов в столбце и нажмите «ОК», чтобы скрыть все записи, не соответствующие выбранным элементам. Фильтрация не изменяет ваши данные навсегда — снова откройте фильтр и выберите «Очистить фильтр», чтобы снова отобразить всю электронную таблицу.
Шаг 8
При необходимости добавьте дополнительные страницы, например, чтобы разделить каталог на таблицы «Художественная литература» и «Документальная литература». Щелкните правой кнопкой мыши вкладку текущего листа, выберите «Вставить» и выберите шаблон коллекции книг, чтобы добавить еще одну страницу. Чтобы переименовать страницу, дважды щелкните заголовок вкладки.
Совет
Добавляя сотни или тысячи книг, сэкономьте время, выполнив поиск ISBN каждой книги в Интернете, чтобы найти и скопировать данные книги в Excel, вместо того, чтобы копаться на странице авторских прав в каждой книге и вводить информацию вручную.
Ручной USB-сканер штрих-кода может дополнительно автоматизировать процесс, импортируя ISBN каждой книги на ваш компьютер.
Предупреждение
Если вам нужно сравнить несколько связанных наборов данных о ваших книгах, например, если вы управляете магазином и хотите вести базу данных клиентов, продаж и покупок книг, рассмотрите возможность использования Access вместо Excel для лучшей организации и отслеживания вашего каталога.