Как использовать этикетки Avery 5160 в Excel

Этикетки Avery — это хорошо известный стандартный офисный продукт, а этикетки 5160 (помимо других размеров) совместимы с продуктами Microsoft. Вы можете распечатать этикетки Avery из Excel, но в конечном итоге для этого процесса потребуется слияние почты, чтобы классифицировать поля этикетки и импортировать их в формат этикетки.

В процессе слияния вы настраиваете столбцы данных в Excel, а затем сопоставляете их с полями форматирования в Microsoft Word. Процесс не сложный, но требует времени для правильной настройки форматирования. Большие списки контактов или другие формы данных в Excel также требуют больше времени для заполнения.

Альтернативой использованию Excel с Word является ввод каждой метки вручную или запуск слияния с помощью другой совместимой программы, например Microsoft Outlook. Вариант Microsoft Outlook привлекателен только в том случае, если вы уже используете эту службу в качестве почтового менеджера.

Этикетки Avery являются стандартными в формате этикеток Microsoft Word, а размер уже сохранен в предустановке, что делает их отличным выбором для процесса маркировки. Другие распространенные бренды и макеты этикеток также хранятся в формате этикеток для Microsoft.

Способы использования Excel для этикеток

Прежде чем перейти к Excel и использовать программу для размещения своих данных, подумайте, подходит ли Excel для вашей конкретной ситуации. Если вы делаете небольшое количество этикеток — например, до 100 с минимальной информацией — лучшим вариантом будет ввод информации непосредственно в документ Word в формате этикетки. Это особенно верно для одноразового списка.

Excel идеально подходит для размещения большого объема информации, такой как список контактов с именами, адресами и другой информацией для сотен или даже тысяч людей. Списки, которые постоянно растут и развиваются, легко управляются в Excel.

Книга Excel не является хорошим выбором для печати этикеток управляемого списка, но форматирование позволяет легко перемещать данные в другие программы и форматы. Например, вы можете легко загрузить список контактов в менеджер электронной почты из Excel.

Используйте Excel, если информация важна и будет постоянно использоваться. В противном случае рассмотрите возможность ввода информации вручную непосредственно в документ Word.

Форматирование для печати этикеток Avery

В Excel отформатируйте поля меток, используя заголовки столбцов. Например, озаглавьте каждый столбец определенным полем, таким как имя. , фамилия , адрес , город , состояние , Почтовый индекс , адрес электронной почты и любую другую информацию, которую вы храните в контактах. Настройка столбца для каждого конкретного набора данных важна, когда приходит время форматировать метки.

Каждая строка соответствует одному контакту или набору данных. Использование заголовков столбцов для каждой части информации максимизирует вашу способность позиционировать информацию на этикетках позже, когда вы используете процесс слияния. На этом этапе сохраните рабочий лист Excel и выйдите из программы. Затем откройте Microsoft Word, чтобы выполнить слияние и распечатать этикетки.

Форматирование меток в Word

Перейдите к рассылкам в новом документе Word и выберите Начать слияние. вариант. Выберите Ярлыки. и нажмите Параметры ярлыка. Здесь вы форматируете документ Word для этикеток Avery 5160.

Выберите принтер с непрерывной подачей или постраничный принтер в зависимости от используемой модели. Под параметрами принтера находятся параметры этикеток. Откройте раскрывающееся меню, чтобы просмотреть поставщиков, и выберите Avery. из этого списка.

Другой список генерируется со всеми стилями этикеток Avery. Нажмите 5160 метки модели и выберите ОК. . В документе Word размер меток соответствует точному интервалу и необходимому дизайну.

Теперь нажмите Файл. и выберите Дополнительно. возможность подключения Excel к Word. Установите флажок Подтвердить преобразование формата файла. установите флажок и выберите ОК. . Вернуться к рассылкам и нажмите Выбрать получателей. чтобы найти файл Excel. Выберите файл, чтобы объединить информацию с Word.

Отформатируйте так, как ваши данные должны выглядеть на ярлыках в настройках рассылки. Используйте <<имя>> стиль для размещения информации. Это коррелирует со столбцами, которые вы создали ранее в Excel. Вы можете настроить эту информацию по своему усмотрению.

Метка адреса обычно содержит имя, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс. Вы также можете добавить название компании или любое настраиваемое поле, если оно существует в столбце Excel. Отформатируйте заголовок каждого столбца именно так, как вы хотите, чтобы он отображался. Это включает в себя интервал между словами и строку, в которой он существует.

Также настройте параметры шрифта в этой области. Использование шрифта по умолчанию, сопоставленного с Excel, прекрасно работает, но пользовательский стиль — это простой вариант для меток. Просто запустите предварительный просмотр перед печатью после объединения, чтобы убедиться, что шрифт и размер текста подходят для этикетки.

Ярлыки для слияния и печать

Теперь этикетки Avery отформатированы, и информация подключена. Нажмите Поля сопоставления. в разделе Рассылки и убедитесь, что заголовки столбцов из Excel соответствуют <<имя>> форматирование, которое вы использовали ранее. Если все совпадает, идем дальше. Если нет, используйте раскрывающиеся меню для настройки, пока все поля не совпадут. Это сопоставляет столбцы Excel с метками.

Нажмите Готово и объединить. на вкладке «Рассылки», чтобы завершить процесс. Нажмите Печать. для отправки задания на принтер. Поместите этикетки Avery в лоток принтера перед выполнением функции печати.

Кроме того, выполните предварительный просмотр перед печатью, чтобы еще раз проверить выравнивание и интервалы, а также найти любые ошибки. Этикетки и чернила для принтера стоят дорого, а двойная проверка файла гарантирует, что вам не придется печатать более одного раза.

Ярлык Microsoft Outlook

Существует альтернатива выполнению слияния почты между Excel и Word. Параметр Outlook предназначен только для списков контактов, но предлагает простой способ загрузки контактов из Excel в диспетчер контактов Outlook.

Если вы поддерживаете контакт по электронной почте с кем-либо из списка, эта функция особенно полезна. Войдите в Outlook и выберите Добавить контакты. и выберите Из файла. Вы можете использовать Excel или стандартный файл CSV для достижения того же результата. Выберите файл и импортируйте все в диспетчер Outlook.

Теперь запуск слияния в Word стал намного короче. Выберите все нужные контакты с помощью Shift +Управление команда клавиатуры, чтобы выделить несколько контактов.

Перейти на Главную вкладку в Outlook и выберите Слияние. затем следует Только выбранные контакты . Выберите нужные поля контактов на ярлыках или нажмите Все поля контактов. передать все. Выберите Новый документ. и выберите тип документа. Ярлыки для рассылки самый очевидный выбор в списке.

Это действие запускает открытие документа Word, и вся контактная информация сопоставляется и готова. Вам по-прежнему нужно использовать Word, чтобы выбрать стиль этикетки Avery, но процесс такой же, как описано выше.

Если вы предусмотрительны, введите Написать и Вставить Поля раздел в Word, чтобы перепроверить сопоставление. Вы также можете запустить предварительный просмотр перед печатью, чтобы убедиться, что все размещено правильно и готово к печати. В противном случае все готово, и вы можете быстро распечатать этикетки, используя процесс слияния почты Outlook.