Как настроить список рассылки в Excel
Интерактивный характер приложений в офисных пакетах, таких как Microsoft Office, позволяет сэкономить время на повторяющихся задачах. Список рассылки Excel можно использовать совместно с Outlook для управления контактами и рассылки электронной почты, а тот же список можно объединить с Word для создания бланков писем или адресов и ярлыков для хранения документов. Чтобы обеспечить наиболее гибкое использование списка Excel, помните о нескольких рекомендациях.
Создание списка рассылки Excel
Шаг 1
Откройте новую книгу Excel и настройте имена полей для списка в строке 1. . Убедитесь, что имя каждого поля уникально.
Шаг 2
Введите данные в строки под именами полей, чтобы создать записи для каждого получателя почты. При необходимости отформатируйте ячейки по ширине столбца или переносу слов. Ячейки могут оставаться пустыми, если информация недоступна. Когда ввод данных завершен, назовите и сохраните книгу, нажав кнопку Файл. вкладку, а затем Сохранить. .
Объединение данных Excel с Word
Шаг 1
Откройте Word с новым пустым документом. Нажмите Рассылки. вкладку, а затем Начать слияние. . Существует несколько вариантов слияния. В этом примере выберите Буквы. .
Шаг 2
Нажмите Выбрать получателей. , Использовать существующий список и выберите файл списка рассылки Excel. Выберите таблицу в следующем окне. Однако в простом рабочем листе списка рассылки будет определена только одна таблица. Выберите его и нажмите ОК. .
Шаг 3
Напишите свое письмо для слияния, как и для любой корреспонденции, исключая персонализированную копию, такую как адреса и приветствия, то есть все, что будет объединено из вашего списка рассылки Excel. Перейдите к началу письма и нажмите Блокировка адреса. на ленте. В правой части экрана показано, как будет выглядеть текущий формат адресного блока с вставленными данными. Левая сторона содержит параметры формата. Выберите один из них и нажмите ОК. когда вы удовлетворены результатом.
Шаг 4
Повторите процесс для строки приветствия. и любые другие данные с помощью Вставить поле слияния кнопка.
Когда ваше письмо будет готово, нажмите Предварительный просмотр результатов. чтобы увидеть, как будет выглядеть ваше объединенное письмо. Вы также можете нажать Проверить наличие ошибок. чтобы убедиться, что ваши письма будут напечатаны по желанию. Когда будете готовы, нажмите Готово и объединить. и выберите нужный вариант слияния.
Импорт данных рассылки Excel в Outlook
Шаг 1
Преобразуйте свой рабочий лист в файл значений, разделенных запятыми. Нажмите Файл. вкладку и Сохранить как . Выберите место и назовите свой файл. Выберите CSV (с разделителями-запятыми) (*.csv). в Тип файла коробка. Нажмите Сохранить. и закройте CSV-файл.
Шаг 2
Откройте Outlook и нажмите кнопку Файл. вкладка, Открыть и экспортировать и Импорт/экспорт .
Шаг 3
Нажмите Импорт из другой программы или файла. . Нажмите Значения, разделенные запятыми. а затем Далее . В окне «Импорт файла» найдите CSV-файл списка рассылки, созданный на предыдущем шаге, и нажмите Далее. . Выберите папку назначения для импортированных записей. Контакты выбирается по умолчанию. Нажмите Далее. .
Шаг 4
Убедитесь, что для файла CSV установлен флажок, а затем нажмите Сопоставить настраиваемые поля. .
Шаг 5
Щелкните имена полей из данных Excel в разделе От. поле слева к соответствующим полям Outlook в Кому коробка справа. Выполните это для каждого поля, которое вам нужно из ваших данных Excel. Нажмите ОК. и Готово для завершения импорта данных.