Преимущества Microsoft Access

С Microsoft Access средний пользователь может работать с базами данных, не обладая высокой квалификацией в этой области. Microsoft упростила обучение работе с базами данных практически каждому, заменив часть сложной работы простыми в использовании шаблонами. Хотя использование Access может быть довольно сложной задачей только из-за широких возможностей, которые он предлагает, его удобный интерфейс дает любому возможность успешно работать с базой данных.

Использование доступа

Microsoft Access — это программа для работы с базами данных, позволяющая пользователям с разным уровнем подготовки управлять данными. Вы можете вводить данные и сортировать, фильтровать или группировать информацию в соответствии с вашими потребностями. Это особенно полезно, когда есть тысячи записей, и их сортировка по отдельности может занять несколько часов. Доступ позволяет быстро получить необходимую информацию, указав, какой тип информации вы ищете. Также могут быть созданы отчеты, которые извлекают информацию из базы данных в соответствии с параметрами проекта. Например, база данных может содержать список клиентов, включая их возраст, пол, семейное положение, адрес, адреса электронной почты и номер телефона. При необходимости вы можете отсортировать эту информацию, создав отчеты только по отдельным клиентам или упорядочив их по коду города.

Преимущества доступа

Зная, что не все умеют создавать базы данных, Microsoft создала базовые шаблоны, которые пользователь может загрузить и сразу же использовать. При желании вы можете создать базу данных с нуля или настроить шаблон в соответствии с вашим проектом. Access хранит тысячи записей, поэтому, если вы начнете новый проект с теми же данными, вам не придется вводить их заново. Access также интегрируется с другими продуктами Microsoft Office, включая Excel и Word. Например, вы можете создать рассылку с тысячами персонализированных писем, подключившись к базе данных клиентов Access.

Веб-приложения и совместная работа

В Access 2013 Microsoft представила настраиваемые веб-приложения, которые упрощают обработку данных для пользователей и упрощают совместную работу над проектами. Используя сайт Microsoft Office 365 или SharePoint Server 2013, весь офис может работать с одной и той же базой данных. Используя настраиваемые шаблоны веб-приложений, вы можете гарантировать, что каждый пользователь получит интерфейс, необходимый для добавления, редактирования или удаления данных, а также создания отчетов.

Важные условия базы данных

Access использует несколько терминов, которые могут быть для вас новыми. «База данных» — это просто способ организации и хранения информации о людях, местах и ​​вещах. На самом деле Access — это система управления базами данных, в которой хранятся эти различные базы данных, чтобы вы могли получить к ним доступ. Каждая база данных может состоять из нескольких таблиц, каждая из которых состоит из столбцов и строк, подобно электронной таблице. Столбцы в таблице базы данных называются «полями». Строки называются «записями». «Запросы» — это функции, которые позволяют пользователю получать определенные данные из таблицы. Запросы могут помочь фильтровать, обобщать и выполнять вычисления с вашими данными.

Проектирование вашей первой базы данных

Небольшое планирование имеет большое значение для наилучшего использования базы данных Access. Во-первых, выясните, как будет использоваться база данных. Затем соберите всю информацию для ввода в базу данных и организуйте информацию по категориям, каждая из которых станет таблицей. Введите данные в таблицы, которые станут столбцами, и создайте отношения между таблицами, если их несколько. Наконец, примените правила нормализации, чтобы убедиться, что таблицы правильно структурированы.