Как создать таблицу учета пробега в Excel

Если вы часто путешествуете по работе — даже просто по городу — расходы, которые вы несете, могут быстро возрасти. Многие предприятия возмещают сотрудникам эти расходы, и даже если они этого не делают, вы можете вычесть их из своих налогов. Простой способ отследить пробег и другие расходы, связанные с поездками, — использовать электронную таблицу Excel. Нет необходимости начинать с нуля, так как Excel 2013 предоставляет многофункциональные шаблоны, которые вы можете начать использовать прямо сейчас.

Шаг 1

Запустите Excel и выберите вкладку «Файл». Нажмите «Новый», введите «пробег» в поле поиска и нажмите «Ввод». Щелкните шаблон, чтобы просмотреть его, и нажмите «Создать», чтобы открыть новую книгу с шаблоном, который вы хотите использовать. Например, стильный «Отчет о командировочных расходах» включает в себя журнал пробега, а также столбцы для других расходов; шаблон «Журнал расхода бензина с диаграммой» добавляет линейный график, отображающий ваш MPG; а «Отчет о командировочных расходах с журналом пробега» представляет собой оптимизированную таблицу со встроенными функциями для расчета расходов.

Шаг 2

Введите данные о поездке. Большинство шаблонов расходов на мили содержат несколько столбцов, в которых вы можете указать полезную информацию, такую ​​как дата, места, куда вы отправились и откуда, цель поездки и другие сведения.

Шаг 3

Введите показания одометра в начале и в конце поездки. Большинство шаблонов предоставляют столбец для каждого из этих чисел, рассчитывая пробег для каждой поездки на основе разницы между значениями двух столбцов. Кроме того, шаблоны подсчитывают общее количество миль для рабочего листа в нижней части столбца пробега.

Шаг 4

Добавьте поля. Например, если вы хотите отслеживать другие дорожные расходы, такие как питание, автомобильные расходы и проживание, вы можете вставить новые столбцы. Щелкните правой кнопкой мыши столбец, рядом с которым вы хотите вставить новый столбец, и выберите «Вставить». Excel вставляет новый столбец слева. Добавьте описательный заголовок в первую ячейку столбца.

Шаг 5

Измените внешний вид рабочего листа. Выберите вкладку «Макет страницы» и выберите другой цвет или тему шрифта, чтобы изменить цвета и шрифты на листе. Щелкните любую ячейку в таблице, чтобы активировать вкладку «Дизайн» в разделе «Работа с таблицами» и выбрать другой стиль таблицы или изменить параметры стиля таблицы, например добавить или удалить строки или столбцы с полосами.

Шаг 6

Рассчитайте возмещение пробега, если шаблон этого не делает. Введите скорость пробега в неиспользуемую ячейку на листе. Выберите ячейку, в которой вы хотите отобразить сумму возмещения, и щелкните внутри строки формул. Введите формулу «=(ячейка, содержащая пробег)_(ячейка, содержащая скорость)», чтобы рассчитать общую сумму. Например, если ваше общее количество миль указано в E4, а ваша ставка — в K4, введите «=E4_K4», чтобы получить произведение общего количества миль, умноженное на ставку.

Шаг 7

При желании рассчитайте другие расходы. Если вы добавили столбец для других расходов, выберите последнюю ячейку в этом столбце и нажмите «Автосумма» в группе «Редактирование» на вкладке «Главная». Excel автоматически вычисляет числа в столбце. Кроме того, вы можете найти общую сумму компенсации за пробег и другие расходы. Выберите ячейку, в которой вы хотите отобразить итог, и введите «=СУММ(первая ячейка, вторая ячейка)», чтобы рассчитать итог.