Как экспортировать данные из Word в Excel

Microsoft Word предоставляет пользователям функцию создания простых форм и сбора данных в стандартном формате. Таблицы в документах Word также могут упорядочивать данные. Word может экспортировать эти данные в формат файла, к которому может обращаться Microsoft Excel или программы баз данных, такие как MS Access. «.TXT» и «.RTF» обозначают универсальные форматы файлов для текстового и расширенного текстового форматов соответственно. Сохранение копии данных в любом формате гарантирует возможность импорта данных в электронную таблицу Excel. Мастера экспорта и импорта в Word и Excel предоставляют пользователям параметры и предварительный просмотр форматирования данных.

Документ Word

Шаг 1

Запустите Microsoft Word и откройте нужный документ данных, выбрав «Открыть» в разделе «Файл» в верхней строке меню (или на ленте Office 2007), выбрав файл и нажав кнопку «Открыть».

Шаг 2

Убедитесь, что каждая единица данных в документе Word отделена табуляцией или запятой, а каждая запись разделена разрывом строки.

Шаг 3

Преобразуйте любые таблицы в текст, выбрав «Выбрать» в разделе «Таблица» в верхней строке меню и выбрав «Таблица». В разделе «Инструменты» выберите функцию «Преобразовать таблицу в текст» и выберите вариант разделения данных с помощью «табуляции» или «запятой», прежде чем нажать кнопку «ОК» в диалоговом окне.

Шаг 4

Выберите «Сохранить как» в разделе «Файл» в верхней строке меню и введите имя документа.

Шаг 5

Выберите «Формат расширенного текста (.rtf)» или «Текстовый файл (.txt)» в раскрывающемся меню рядом с «Формат» и нажмите кнопку «Сохранить».

Данные из формы Word

Шаг 1

Запустите Microsoft Word и откройте форму, выбрав «Открыть» в разделе «Файл» в верхней строке меню, выбрав нужный файл и нажав кнопку «Открыть».

Шаг 2

Выберите «Параметры» в разделе «Инструменты» в верхней строке меню и нажмите вкладку «Сохранить».

Шаг 3

Установите флажок «Сохранить данные только для форм», чтобы установить флажок, и нажмите кнопку «ОК».

Шаг 4

Выберите «Сохранить копию» в разделе «Файл» в верхней строке меню.

Шаг 5

Введите имя документа и выберите «Текстовый формат (.txt)» в качестве типа файла, прежде чем нажать кнопку «Сохранить». Откроется мастер преобразования файлов для точного сопоставления данных.

Шаг 6

Просмотрите данные, отображаемые в мастере преобразования файлов, и убедитесь, что каждая единица данных заключена в кавычки и разделена запятой. Убедитесь, что пустые поля данных зарегистрированы как пробел между двумя кавычками, прежде чем нажимать кнопку "ОК".

Импорт данных в Excel

Шаг 1

Запустите Microsoft Excel и откройте пустую книгу.

Шаг 2

Щелкните первую ячейку электронной таблицы и выберите «Импорт внешних данных» в разделе «Данные» в верхней строке меню.

Шаг 3

Выберите параметр «Импорт данных» и запустите мастер импорта текста.

Шаг 4

Просмотрите каждый шаг в мастере импорта текста, чтобы убедиться, что поля сопоставлены правильно, выбрав параметры «с разделителями» и предварительно просмотрев распределение данных в электронной таблице на панели предварительного просмотра в нижней части диалогового окна. Нажмите кнопку «Далее», чтобы перейти к мастеру импорта текста, и нажмите кнопку «Готово», чтобы закрыть мастер и передать данные.

Шаг 5

Сохраните преобразованные данные в формате Excel, выбрав «Сохранить» в разделе «Файл» в верхней строке меню, введя имя файла, выбрав «Книга Excel» в качестве формата файла и нажав кнопку «Сохранить».

Совет

Отдельные наборы данных, например из форм, импортируются в электронную таблицу Excel и создают отключенную вторую строку. Чтобы продолжить импорт данных, ComputorCompanion.com рекомендует просто выбрать третью строку в электронной таблице для вставки данных и удалить вторую, непригодную для использования строку. Пользователи Microsoft Office 2007 (т. е. Word и Excel) могут получить доступ к функциям через верхнюю панель инструментов и ленту Office в приложениях.