Как создавать итоги и промежуточные итоги в Microsoft Access
Microsoft Access имеет множество встроенных инструментов для настройки отчетов и повышения удобства их использования. Вместо того, чтобы вручную складывать значения в отчете, Access вычисляет итоги и промежуточные итоги групп. Значения будут автоматически обновляться всякий раз, когда вы добавляете, удаляете или изменяете записи для своего отчета. Вам не нужно будет тратить время на организацию, сортировку или пересчет полей. После настройки итогов и промежуточных итогов вам останется только распечатать отчет и предоставить информацию.
Шаг 1
Откройте отчет в режиме «Дизайн», щелкнув правой кнопкой мыши заголовок в «Области навигации» и выбрав «Дизайн». Этот режим позволяет вам вносить изменения в содержание, структуру и внешний вид вашего отчета. Нажмите кнопку "Группировать и сортировать" на вкладке "Дизайн" на ленте в верхней части страницы, чтобы внести изменения в организацию отчета.
Шаг 2
Нажмите «Добавить группу», чтобы сгруппировать записи по определенным полям. Выберите поле, которое будет определять ваш промежуточный итог, в раскрывающемся списке рядом с «Группировать». Нажмите кнопку "Дополнительно", чтобы выбрать дополнительные параметры.
Шаг 3
Нажмите «без итогов» и установите флажки, определяющие расположение ваших промежуточных итогов. Выберите «Показать общий итог», чтобы создать итоговое выражение для всего отчета. Выберите «Показать промежуточный итог в верхнем колонтитуле группы» или «Показать промежуточный итог в нижнем колонтитуле группы», чтобы поместить выражение промежуточного итога в отчет.
Шаг 4
Щелкните раскрывающийся список «Итого по», чтобы выбрать поле, содержащее числа для вашей суммы. В разделе «Тип» выберите, хотите ли вы подсчитать количество записей или значения в этом поле. Сохраните отчет и переключитесь на «Просмотр отчета» на вкладке «Просмотр» на ленте, чтобы просмотреть изменения.
Совет
Вы можете отсортировать свои подгруппы, выбрав «Добавить сортировку» под заголовком группы в параметрах «Группировать и сортировать».