Руководство по заключению соглашения об обслуживании ОВКВ для новичков

Кто я? Найти поставщика услуг HVAC?

Если вы работаете на небольшой операции, скорее всего, вы носите много разных шляп. Даже если вас наняли для выполнения определенной работы, периодически вас, вероятно, просят взять на себя ответственность, которая находится за пределами вашей зоны комфорта. Когда вы ничего не знаете о рассматриваемой задаче или даже о том, с чего начать, она может быть, мягко говоря, непосильной.

Если вас попросили рассчитать стоимость контракта на обслуживание HVAC, и вы не отличили бы змеевик конденсатора от фильтра HEPA, прочтите некоторую информацию о том, как начать работу и чего ожидать от лучших поставщиков услуг.

К кому позвонить, чтобы узнать цену?

Это может показаться самой сложной частью. Разве не всегда самое сложное начать? Но на самом деле это довольно легко. Подумайте о следующем, и вы будете знать, кому звонить:

Какие грузовики вы постоянно видите в своем районе?

Поставщик услуг, имеющий присутствие в вашем районе, сможет связаться с вами быстрее. Они знают логистику района. И они, вероятно, достаточно велики, чтобы предлагать конкурентоспособные цены. Если вы не можете вспомнить названия, попробуйте поискать в Интернете сервис HVAC в Нью-Йорке. Когда вы увидите всплывающий список компаний, скорее всего, вы узнаете названия грузовиков, которые видите каждый день.

Кого рекомендуют ваши соседи или коллеги в Нью-Йорке?

Получение рекомендаций, особенно от компании с такими же возможностями, как у вас, может дать вам уверенность в том, что поставщик имеет репутацию поставщика отличного обслуживания.

Прежде чем вы начнете звонить поставщикам, соберите основную информацию о вашем оборудовании и ваших потребностях, чтобы вы могли ответить на их вопросы:

• Сколько единиц климатического оборудования у вас есть?
• Каков их приблизительный возраст?
• Есть известные проблемы или проблемы с охлаждением и/или обогревом?
• Какой контракт вы ищете? Вы хотите включить детали и/или трудозатраты?

Ничего страшного, если у вас нет ответов на все вопросы, особенно на последний вопрос. Представители поставщика должны обучать вас на протяжении всего процесса, чтобы вы точно понимали, что предлагает контракт.

Опрос

После того, как вы определили несколько потенциальных клиентов, позвоните каждому поставщику, чтобы назначить встречу, чтобы они могли прийти и провести осмотр вашего оборудования. Отвечайте на их вопросы как можно лучше и обратите внимание на то, как они разговаривают с вами. Они говорят на техническом жаргоне или объясняют что-то понятным вам образом?

Когда вы звоните в Arista, мы отправляем консультанта по соглашению об обслуживании, который является квалифицированным специалистом, обученным собирать все данные о вашем оборудовании и его истории. Он проведет подробную инвентаризацию каждой единицы оборудования на вашем объекте, включая марку, модель и серийные номера. Ваш консультант по обслуживанию также отметит состояние оборудования, указав на любые очевидные повреждения или существующие проблемы. В некоторых случаях вы захотите решить некоторые проблемы заранее или исключить некоторые пункты из соглашения. С помощью этой информации мы можем составить индивидуальный план с учетом уникальных потребностей вашей организации.

Предложение

В течение недели или около того у вас должно быть полное предложение от каждого поставщика. Обязательно сообщите каждому поставщику, как вы хотели бы получить свое предложение:хотите ли вы его в печатном виде или по электронной почте? Кроме того, многие поставщики будут рады прийти и встретиться с вами, чтобы обсудить детали и ответить на любые вопросы.

Часто язык и формат контракта дают важную первую подсказку, подходит ли вам поставщик. Излагают ли они вещи максимально ясно и просто или прячутся за сложным языком, который трудно интерпретировать? Профессионально ли составлены и представлены контракты или они кажутся небрежными и неполными?

Если это не предусмотрено договором, спросите каждого поставщика о том, как они могут помочь вам начать работу и даже перейти от предыдущего поставщика после подписания соглашения. Например, Arista отправляет приветственное письмо, в котором содержится информация о том, к кому обращаться по всем вопросам, связанным с вашим новым клиентом.

Сравнение предложений от каждого поставщика может быть самой сложной частью процесса. Некоторые могут предлагать разные типы контрактов, которые охватывают разные вещи, поэтому вы пытаетесь сравнить яблоки с апельсинами. Некоторые компании могут предлагать многолетнее соглашение, что удобно для вас, поскольку вы можете зафиксировать цену на более длительный период времени, но опять же затрудняет сравнение предложений.

Если вам нужна помощь в понимании тонкостей условий контракта на обслуживание и принятии решения о том, что лучше для вашей компании, получите бесплатную копию нашего полезного руководства по контрактам на профилактическое обслуживание ОВКВ:как найти правильный контракт для вашей инфраструктуры.