Как настроить бухгалтерскую таблицу в Excel
Мониторинг вашего банковского счета необходим для управления вашим бюджетом, а также может помочь вам обнаружить подозрительную или мошенническую деятельность. Многие люди используют бухгалтерские таблицы для отслеживания транзакций на своем счете, включая как снятие средств, так и депозиты. Электронная таблица обычно включает дату, причину транзакции, а также сумму и текущий баланс счета. Вы можете создать собственную бухгалтерскую электронную таблицу, чтобы контролировать свои транзакции с помощью Excel, приложения для работы с электронными таблицами, которое входит в состав Microsoft Office Suite, а также доступно отдельно.
Шаг 1
Откройте Excel, дважды щелкнув его значок на рабочем столе. Программа автоматически открывает новую книгу под названием «Книга1». Нажмите «Сохранить» в меню «Файл», чтобы сохранить книгу на свой компьютер в нужном месте. Назовите электронную таблицу с текущим месяцем и годом. Если вы храните транзакции каждого месяца в отдельной электронной таблице, вы можете использовать соглашение об именах гггг-мм-дд. Это гарантирует, что при просмотре электронных таблиц в папке их можно будет отсортировать по дате от самой последней до самой старой.
Шаг 2
Щелкните первую ячейку в верхнем левом углу электронной таблицы, известную как ячейка A1. Каждая электронная таблица представляет собой набор ячеек, организованных в сетку. Каждая ячейка известна своим положением в сетке, указанным как ее столбец и координата строки. Ячейка A1 — это ячейка в столбце A, строке 1, то есть первая или верхняя левая ячейка в электронной таблице.
Шаг 3
Введите «Дата» в первую ячейку. Щелкните следующую ячейку (B1) и введите «Транзакция». Введите «Сумма» в ячейку C1 и «Баланс» в ячейку D1, чтобы создать заголовки для своей бухгалтерской электронной таблицы.
Шаг 4
Измените шрифт заголовков, выделив заголовки. Щелкните ячейку A1 и перетащите указатель мыши к последнему элементу в строке 1, чтобы выделить ячейки. Нажмите клавишу «Ctrl» и, удерживая ее, нажмите букву «B», чтобы выделить заголовки полужирным шрифтом. Это обеспечит их визуальное отличие от остальной части электронной таблицы.
Шаг 5
Введите сумму текущего остатка на банковском счете в строке 2 в разделе «Баланс», то есть в ячейке D2. Это баланс, из которого вы будете вычитать и добавлять транзакции по мере их появления.
Шаг 6
Выделите и отформатируйте все ячейки в столбце «Сумма». Самый простой способ выделить все ячейки в столбце — щелкнуть заголовок столбца (в данном случае «C»). Теперь щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите «Формат ячеек» во всплывающем меню, чтобы открыть окно «Формат ячеек». Вы можете применить стиль «Валюта», выбрав этот параметр в левой части окна. По умолчанию Excel форматирует значения валюты в зависимости от вашего местонахождения. При желании вы можете выбрать формат для отображения отрицательных значений, выбрав вариант в списке справа. Как вариант, можно применить стиль «Бухгалтерия» в левом окне. Это автоматически выровняет символы валюты и десятичные точки в столбце и отобразит отрицательные числа в скобках:(1234,10 доллара США). Это позволит четко отличать снятие средств от депозитов. Нажмите «ОК», чтобы завершить процедуру.
Шаг 7
Повторите предыдущие шаги для столбца "Баланс", т.е. столбца D.
Шаг 8
Введите дату первой транзакции в столбец «Дата» в третьей строке. Цель депозита или снятия должна быть указана в столбце «Транзакция» в третьей строке. Сумма депозита или снятия должна быть указана в столбце «Сумма» в третьей строке. Если вы вводите вывод, введите знак минус (дефис) перед суммой.
Шаг 9
Щелкните ячейку «Баланс» в конце нужной строки (для первой транзакции это будет ячейка D3). На клавиатуре введите знак «=», затем щелкните ячейку выше, D2, используйте клавишу Shift, чтобы ввести знак «+», затем щелкните ячейку слева, C3, которая содержит сумму последней транзакции. Затем нажмите клавишу «Ввод». Будет введена формула "=D2+C3", которая рассчитает новый баланс путем добавления последней транзакции к предыдущему значению баланса. Несмотря на то, что вы использовали знак плюс, Excel правильно рассчитает новый баланс, даже если транзакция в C3 была отрицательной для снятия.
Шаг 10
Повторите шаги 8 и 9, чтобы добавить больше транзакций. Для каждой новой транзакции вы можете рассчитать новый баланс в столбце D, скопировав ячейку выше. Например, если вы вводите новую транзакцию в строке 4, вам нужно, чтобы ячейка D4 рассчитывала новый баланс на основе предыдущего баланса (ячейка D3) и последней суммы (ячейка C4). Вместо повторного ввода формулы из ячейки D3 выберите ячейку D4, затем нажмите клавишу «Ctrl» и, удерживая ее, введите букву «D» (для «вниз»). Это скопирует формулу из D3 в D4 и автоматически настроит ее так, чтобы теперь она ссылалась на последнюю информацию в ячейках D3 и C4.